FMCG

6 месяцев

В 2 раза сократился общий срок сбора бюджета

Novabev Group — российская алкогольная компания, лидер по производству водки и ликеро-водочных изделий, один из главных импортеров крепкого алкоголя и вина в стране. Имеет мощную производственную базу из высокотехнологичных предприятий, стратегически расположенных в крупнейших федеральных округах.

Компания обладает одной из самых больших в стране дистрибуционных сетей из более чем 168 тыс. торговых точек. В состав также входит 1 300+ собственных розничных супермаркетов «ВинЛаб», что позволило Novabev Group войти в топ-3 алкогольных ретейлеров страны по количеству магазинов.

До 2020 года в Novabev Group использовали модель бюджетирования на базе зарубежного ПО. Со временем решение методологически устарело, а потребности клиента в части бюджетирования только росли. Например, требовалось загружать данные факта, агрегировать их, распределять затраты по продуктам, чтобы получить фактическую отчетность в управленческом стандарте.

Была необходима более мощная платформа, способная быстро пересчитывать большой объем данных, проводить глубокую детализацию и закрывать целый пласт задач по управлению ресурсами. Немаловажно было и то, чтобы новое решение обладало преимуществами low-code и на его поддержку и развитие не требовалось много ресурсов.

В 2021 году в Novabev Group выбрали новый инструмент для бюджетирования — российскую CPM/IBP-платформу Optimacros с современным интерфейсом, богатым BI-функционалом и расширенными интеграционными возможностями. В качестве интегратора привлекли ИТ-компанию OptiTeam Consulting.

Перед стартом проекта сотрудники Novabev Group прошли в OptiTeam курс обучения по работе в системе. Это улучшило коммуникацию внутри проектной команды, помогло более осознанно формулировать требования и тестировать результат.

Специалисты OptiTeam вносили уточнения в ТЗ, помогали с унификацией справочной информации, прорабатывали схему потоков данных из разных систем, общую архитектуру решения и стартовали разработку.

Уже через три месяца после запуска проекта Novabev Group начали использовать Optimacros для управления бюджетированием. А еще через три месяца была настроена интеграция для сбора плановой, фактической и план-факт-отчетности.

Команда «ОптиТим Консалтинг» разработала архитектуру бюджетной модели алкогольного сегмента с учетом основных запросов клиента. Исполнителю удалось полностью удовлетворить требования Novabev Group по производительности и реализовать поддержку многоэлементных динамических справочников в актуальном состоянии, не утяжеляя модель.

Команда внедрения интегрировала решение с системой факта, с некоторыми локальными системами, формирующими входящие параметры бюджета. Благодаря интеграции компания получила единое информационное пространство, позволяющее избегать расхождения данных и экономить время на их передаче.

По итогам проекта компания Novabev Group в 2 раза сократила время на сбор бюджета. Процесс обработки информации в финансовом подразделении ускорился на треть. Раньше он занимал 83 дня, а в новом решении стал составлять 57−61 день.

Появилась возможность работать с несколькими сценариями бюджета в процессе согласования. Если на первый сценарий сейчас уходит 51 день, то на второй и последующие — максимум по неделе. У сотрудников высвободилось время, которое они могут направить на анализ данных и более качественную подготовку выводов.

Также в рамках проекта были достигнуты следующие амбициозные цели:

• поддержка мэппинга данных с возможностью пользовательского управления;
• формирование standalone и consolidated плановой отчетности в полном наборе необходимых коммерческих аналитик, с предварительным распределением непрямых затрат;
• быстрый пересчет всех моделей, чтобы в период «чтения бюджета» менеджмент мог успеть сформировать и рассмотреть 2−3 сценария будущего плана.

Проект по автоматизации бюджетирования стал основой для развития в Novabev Group следующих моделей на базе Optimacros. Позже в компании внедрили централизованную систему планирования закупок, цепочек поставок и управления складскими запасами. В планах — продолжить развивать функционал существующих моделей и разрабатывать новые, повышая скорость бизнес-процессов, снижая рутину и направляя сотрудников на более творческие и аналитические задачи.

Оставьте заявку, и мы проведем для вас демонстрацию и подробно расскажем, как платформа Optimacros поможет оптимизировать ваши бизнес-процессы