Как в Novabev Group ускорили и упростили процесс бюджетирования благодаря автоматизации

В предыдущей статье рассказали, как за три месяца автоматизировали планирование продаж и операций у крупного производителя макарон. Но автоматизация продаж — это лишь часть реализации процесса комплексного корпоративного планирования. В этот раз сосредоточимся на бюджетировании — ключевом процессе для любой компании, который нередко осложняется разрозненными данными, ручными операциями и другими факторами, вызывающими ошибки и задержки в оперативной аналитике.

Ниже расскажем, как помогли другому яркому представителю FMCG-рынка России — компании Novabev Group* — справиться с этой задачей. Внедренная система не только ускорила процессы, но и сделала их более точными и прозрачными.

В 2009 году компания начала комплексный пересмотр своей действующей системы бюджетирования. В первую очередь унифицировали справочники и аналитические данные в первичных системах учета, разработали регламенты и методики, внедрили систему функциональных бюджетов. Консолидированный годовой отчет собирался вручную с использованием MS Excel и Access. Это соответствовало актуальному подходу того времени, но оказалось недостаточно удобным и эффективным для решения подобных задач.

В 2011 году в Novabev Group начались первые шаги к автоматизации — разработка модели бюджетирования, которую активно развивал внутренний IT-департамент. Однако в конце 2020 года вендор прекратил поддержку текущей версии, что подтолкнуло компанию к выбору нового ПО. В итоге компания остановилась на российской системе автоматизации бизнес-процессов Optimacros, благодаря ее соответствию потребностям и задачам. В следующем разделе расскажем, какие требования предъявлялись к новому продукту и почему выбор пал на отечественного разработчика.

К моменту выбора платформы у Novabev Group уже был многолетний опыт решения задач корпоративного планирования, включая сотрудничество с различными вендорами систем класса CPM. Это позволило компании четко сформулировать задачи, которые необходимо решить, и определить ключевые ожидания от будущей системы. Накопленный опыт показал, что предыдущие решения не всегда эффективно справлялись с анализом больших массивов данных, что приводило к снижению оперативности в принятии решений и влияло на бизнес-результаты. Основные требования, которые выдвигались к новой системе:

1. Высокая производительность. Одним из главных критериев стало минимальное время на полный перерасчет модели. В предыдущих решениях процесс пересчета мог занимать часы рабочего времени.
2. Глубокая детализация расчетов. Система должна обеспечивать возможность анализа данных на разных уровнях: по отдельным единицам товара (SKU), клиентам, компонентам сырья и другим параметрам. В FMCG-секторе бизнес работает с большими массивами данных из-за разнообразия товаров, и такая детализация крайне важна.
3. Высокие требования к информационной безопасности. Полный контроль над доступом к информации, защита от внешних угроз и независимость от сторонних поставщиков услуг.
4. Гибкость и автономность. Возможность корректировки алгоритмов и внесения изменений в систему своими силами, без привлечения разработчиков извне.
5. Удобный интерфейс. Система должна иметь интуитивно понятные дашборды для анализа данных, возможность самостоятельно проводить аудит формул и прозрачные расчеты.

В 2021 году в Novabev Group начали внедрять Optimacros. Выбор был неслучайным: платформа привлекла внимание благодаря широким функциональным возможностям и современному интерфейсу. Фиксированная стоимость лицензий в рублях помогла избежать валютных рисков, что особенно актуально в условиях экономической неопределенности. Демонстрация возможностей системы показала высокую скорость расчетов, что утвердило Novabev Group в выборе платформы.

Тезисно перечислим несколько ключевых задач, которые предстояло решить в рамках сотрудничества:

1. Автоматизировать процессы планирования, анализа и контроля исполнения бюджетов компании и центров финансовой ответственности (ЦФО).
2. Сократить время на подготовку бюджетной версии, консолидации отчетности.
3. Перевести время сотрудников из сбора и технической работы в аналитику полученных результатов.
4. Усовершенствовать методологию финансового планирования.
5. Создать гибкую единую систему для планирования цепочек поставок с более глубокой детализацией.

В сентябре 2021 году началось сотрудничество Novabev Group с OptiTeam — интегратором с самой крупной практикой внедрения Optimacros в России. Цель первого проекта — разработка модели бюджетирования для алкогольного сегмента.

Перед стартом команда организовала обучение сотрудников Novabev Group базовым навыкам моделирования на выбранной платформе. Это позволило выровнять уровень знаний и обеспечило коммуникацию «на одном языке».

Далее провели детальную аналитику бизнес-процессов и разработали архитектуру будущего решения. Спустя три месяца после старта проекта, в начале 2022 года, компания начала использовать новую систему для решения первых задач бюджетирования.

Еще через три месяца после начала опытно-промышленной эксплуатации были подведены первые результаты. К этому времени в системе был внедрен ключевой функционал для бюджетирования.

В 2024 году команда приступила к разработке методологии скользящего бюджетирования*. Новый подход был интегрирован в основной контур системы ежегодного бюджетного планирования, что стало оптимальным архитектурным решением с точки зрения удобства для пользователей, а также позволило добиться целевой производительности при большом объеме данных.

Проект оказался успешным и заложил основу для дальнейшего развития решений на базе платформы.

В настоящее время команда OptiTeam занимается консультационной и архитектурной поддержкой команды заказчика, а также точечным расширением функций системы.

С момента принятия решения о сотрудничестве до полного ввода системы в эксплуатацию прошло около полугода. Уже через три месяца после старта проекта специалисты Novabev Group начали использовать решение во время бюджетной сессии.

Перечислим ключевые результаты, которых удалось достичь.

Компания сталкивалась с рядом вызовов в процессе бюджетирования. Основным из них было отсутствие единого хранилища данных: информация хранились в отдельных Excel-файлах. Сбор информации для анализа занимал значительное время, а отсутствие возможности получать отчеты в режиме реального времени усложняло контроль. Кроме того, не было единого инструмента для прогнозирования и мониторинга план-факт анализа, что затрудняло управление финансами.

Ситуация кардинально изменилась с появлением единой модели построения бюджета и факта для алкогольного сегмента. Система также включает автодиагностику загружаемых данных, маппингов и финансовых проверок, что обеспечивает надежный уровень точности. Принятые в компании шаблоны были адаптированы к новым процессам для удобства работы.

Благодаря внедрению новой системы сотрудники Novabev Group работают с единой версией данных, что было недоступно при планировании бюджета в Excel. Значительно сократилось время, которое тратил персонал на сбор данных. Это позволяет освободить ресурсы для более глубокой и качественной аналитики. Система также исключила человеческие ошибки, что повысило эффективность планирования и контроля.

Если перед вашей компанией стоит задача автоматизации бюджетирования, рекомендуем ознакомиться с возможностями CPM/IBP-платформы Optimacros. Оставьте заявку на демонстрацию, и специалисты OptiTeam Consulting свяжутся с вами в ближайшее время.

07.03.2025  СТАТЬИ И АНАЛИТИКА