Как начать проект по автоматизации бюджетирования. Рекомендации эксперта с 10-летним опытом в финансах и консалтинге

О том, как сделать бюджет эффективным рабочим инструментом, как компании подготовиться к проекту по автоматизации бюджетирования и выбрать ИТ-подрядчика, чтобы потом не разочароваться в своем решении, рассказала Ольга Киселева, проектный менеджер OptiTeam Consulting.

Тема бюджетирования никогда не потеряет актуальности. В условиях растущей экономики бюджет помогает компании фокусироваться на главном и отслеживать эффективность использования финансовых ресурсов. А в условиях стагнации рынка и спада экономики он просто необходим, чтобы бизнес в принципе смог выжить.

Бюджетирование — самый «живой» инструмент управления. В его бесконечных таблицах и цифрах кроется система целеполагания и решений с измеримыми KPI (ключевыми показателями эффективности). И лишь у части таких KPI есть финансовое отражение.

Будут в итоге достигнуты поставленные цели бюджета или нет, зависит от ряда факторов. Например от того, насколько измеримы цели, какой подход для их достижения выбран, насколько ответственны за процесс конкретные менеджеры. Залог успешного планирования заключается в согласованности действий и мотивации как отдельных сотрудников, так и команды в целом, в их вовлеченности в процесс формирования бюджета и его исполнения. Если ваша команда не разделяет целеполагания компании и не понимает связи своих действий с конечным финансовым результатом, — бюджет остается просто красивым отчетом.

Многие компании добавляют в планы и бюджет большой объем детальной аналитической информации. Однако такой подход не всегда оправдан и может приводить к напрасной трате времени и сил.

Рассмотрим на конкретных примерах, как можно повысить эффективность планирования.

Представим, что вы владелец быстрорастущей сети магазинов с большим количеством торговых точек. Какие зоны в горизонте года и более нужно взять под особый контроль и систематически анализировать?

Выделим пять областей для фокуса внимания:

1. Увеличение общей маржинальности продаж.
2. Максимизация периода отсрочки платежей поставщикам (оборачиваемость кредиторской задолженности).
3. Контроль и оптимизация расходов на логистику.
4. Контроль и оптимизация CAPEX- и OPEX-расходов, связанных с ростом сети.
5. Контроль расходов на аренду.

Еще из рекомендаций: максимально тесно свяжите бюджет с ассортиментным и категорийным управлением, планированием промомаркетинга, моделью оптимизации расходов логистики и планом развития сети. Идеально, если все это будет реализовано в информационной среде на базе единой технологической платформы, как например у одного из лидеров FMCG-отрасли.

Компании производственного профиля обычно фокусируются на задачах двух предметных областей:

1. Управление продажами, ассортиментом, каналами сбыта — максимизация массы гросс-маржи.
2. Управление себестоимостью, в основном в части переменных затрат.

Не жалейте усилий на аналитические расчеты и прогноз плановой себестоимости. Важно, чтобы модель планирования отражала реальный производственный процесс и учитывала риски производства и снабжения, была тесно связана с производственным планом, позволяла использовать плановые данные для факторного анализа, и, конечно, методологически была согласована с системой учета факта.

Когда в компании пересматриваются процессы планирования или проходит более масштабная модернизация, на плечи менеджмента ложится решение самых разнообразных задач:

• упорядочить и формализовать процесс сбора и обработки информации;
• перераспределить ответственность;
• привязать модель планирования к изменениям и новациям бизнеса;
• выбрать или дополнить используемые методики планирования;
• определиться с техническим решением и, если это не Excel, подобрать интегратора, который будет его внедрять.

Трудности могут возникнуть при выполнении каждого из этих этапов. Если у компании нет опыта в реализации серьезных инновационных проектов, нет ресурсов для методологической и информационной трансформации бизнеса, лучше обратиться за профессиональной консалтинговой поддержкой.

Как говорится, слона нужно есть по кусочкам. Поэтому и такой масштабный проект, как автоматизация бюджетирования, следует разделить на этапы. Для удобства мы в OptiTeam составили краткий чек-лист, который поможет ни о чем не забыть и качественно подготовиться к проекту.

Сформулируйте наиболее важные вопросы по теме планирования и эффективности использования ресурсов. Если сложно определить или приоритизировать задачи, то можно пойти от проблем и составить список трудностей, с которыми вы и коллеги сталкиваетесь в текущей системе процессов.

Примеры проблем:

• данные плана и факта не сопоставимы по структуре аналитик;
• нет прозрачности в расчетах статей и показателей;
• сложно определить версионность: не всегда понятно, какой из Excel-файлов, переданных подразделением/филиалом, актуален;
• периодически происходят нестыковки и потери данных;
• есть проблемы синхронизации справочников (например номенклатурных) в разных системах учета, планирования и анализа;
• не удовлетворяют сроки сбора бюджета, а также сроки план-фактного анализа — у менеджмента явный запрос на более оперативное получение информации;
• ограничены возможности сценарного прогнозирования из-за сложности пересчета модели.

Включите в нее сотрудников, наиболее вовлеченных в рабочие процессы и мотивированных на результат. Постарайтесь заполучить в команду опытного методолога, который будет контролировать, корректно ли используется аналитика и соответствуют ли расчеты бюджетной модели методологическим принципам. Также стоит подумать о собственной IT-поддержке, которая впоследствии будет отвечать за эксплуатацию системы.

Соберите отзывы от коллег на рынке, ознакомьтесь с опытом других компаний, уже автоматизировавших процессы бюджетирования. Примите участие в тематических конференциях и вебинарах, расширьте круг бизнес-контактов.

Консалтинговая компания тоже может помочь определить круг задач, приоритизировать их, сформировать содержание проекта, а также выбрать платформу, но иметь свой взгляд и опираться на собственный кругозор всегда полезно.

Рекомендаций по выбору ИТ-подрядчика может быть много. Остановимся на некоторых из них.

• Ориентируйтесь на опыт и профиль консалтинговых компаний. Составьте шорт-лист ИТ-подрядчиков.
• Проанализируйте спектр услуг компаний-кандидатов. Лучше, если весь комплекс задач, включая методологические (нормализацию справочников, корректировку подхода, разработку внутренних регламентов) и непосредственно перенос бюджетной модели на автоматизированную платформу, будет выполнять один подрядчик.

• Соберите отзывы у компаний, уже воспользовавшихся услугами ИТ-подрядчиков. Обязательно обратитесь к интеграторам за референс-визитами. Отметим, что для успеха не менее важна зрелость процессов вашей собственной компании, а также готовность к переменам и мотивация приложить усилия.
• Уточните, проводит ли консалтинговая компания экспресс-обучение по использованию платформы. Перед стартом проекта будет полезно поподробнее узнать о системе, погрузиться в ее терминологию и принципы работы. Это позволит вам говорить с консультантами «на одном языке» и облегчит взаимодействие на всех этапах проекта.
• И последнее, каким бы именитым ни был подрядчик, стоит помнить, что в проекте будут участвовать конкретные люди. Поэтому по возможности тщательно отбирайте специалистов в команду. Ознакомьтесь с их резюме, проведите небольшие интервью.

***

Выбирая платформу, самостоятельно или с участием консультантов, учитывайте возможности функционального развития решения. В начале статьи мы говорили о важности глубокой интеграции бюджета и финансового планирования в процессы управления продажами, запасами, логистикой и производством. Думайте о дальнейших шагах, о развитии в сторону цифровизации всех ключевых процессов бизнеса. Технологически продвинутые компании, имеющие преимущество в скорости обработки информации и быстро принимающие решения, всегда будут опережать своих конкурентов.

Источник: Spark

25.03.2025  СТАТЬИ И АНАЛИТИКА