Как мы за 3 месяца автоматизировали планирование продаж и операций у производителя макарон Pasteroni

FMCG-компаниям стратегически важно уметь оперативно планировать коммерческую деятельность, гибко адаптироваться под условия рынка и прогнозировать потребительский спрос. Добиться этих целей помогает грамотно выстроенный процесс S&OP. Это такое планирование продаж и операций, которое объединяет планы отдельных подразделений в один общий план.

В статье расскажем, как клиент OptiTeam Consulting, опытнейший игрок FMCG-рынка и в то же время старейший производитель макарон в России — компания «Экстра-М» — выстроила S&OP на базе современного ПО и в итоге увеличил маржинальность продаж.

Основные процессы S&OP финансовый отдел вел в Excel, и в связи с этим регулярно сталкивался с традиционными трудностями:

• У каждого сотрудника был свой файл с цифрами, сложно было понять, чьи данные наиболее правдивы и актуальны. На собраниях могли бесконечно обсуждать, какая версия документа правильная.
• Все данные заносились вручную, иногда случались ошибки (по вине человека или из-за программного сбоя). На их выявление и устранение уходило много времени.
• Было сложно адаптировать Excel под изменения бизнес-процессов, потому что часть файлов просто забывали корректировать.
• Excel не подходил для работы с «большими данными», поэтому об аналитике или точных прогнозах речи не было.
• Не устраивал однопользовательский режим, так как с таблицей одновременно мог работать только один сотрудник и т. д.

Компания росла, производство наращивало объемы, конкуренты наступали на пятки. Процессы планирования усложнялись, трудозатраты на них постоянно росли. В Excel становилось тесно, инструмент уже «не вывозил» работу с большими объемами данных, плюс его функционал и производительность были довольно ограниченными.

Как выглядело планирование? 10 менеджеров еженедельно составляли прогноз продаж, каждый — в своей персональной таблице. После проверки расчетов все данные сводили в общий файл прогноза по продажам и отправляли в отдел управления запасами. Там на основе прогнозных значений и данных, вручную выгруженных из нескольких отчетов в 1С, сотрудники рассчитывали потребность в заказе импортной продукции и продукции собственного производства. Данные по объему импорта распределяли по заявкам и снова вручную заносили в 1С. На всё это уходило много времени.

Стало понятно, что если не изменить подход к планированию продаж и операций, компания начнет терять прибыль.

Автоматизация процесса S&OP назрела еще и потому, что руководство хотело повысить управляемость бизнесом, сделать сквозной процесс планирования от продаж и производства до закупки, логистики и учета персонала. Это бы обеспечило компании маневренность и возможность быстро адаптироваться к изменяющимся условиям рынка.

Так как рынок макаронных изделий наполнен, важно оперативно принимать решения и выполнять заказы с максимально возможной маржой. И многими FMCG-компаниями уже доказано, что правильно построенный процесс планирования производства и продаж улучшает маржинальность.

В поисках современного, простого и эффективного технологичного решения компания выбрала систему Optimacros.

Прежде чем переходить к описанию проекта в «Экстра-М», сделаем ремарку и перечислим факторы на стороне клиента, которые обеспечили проекту успех.

• Сильные методологи. Далеко не каждая FMCG-компания обладает такой роскошью. Но у клиента на момент запуска проекта работали сильные методологи, глубоко погруженные в процессы компании. Они знали, как надо преобразовать S&OP, и оказывали всестороннее содействие на проекте.
• Команда, мотивированная на результат. Как бы пафосно это ни звучало, но сотрудники — от головы до начальников отделов — действительно горели своим делом и хотели вывести компанию на новые высоты производительности и продаж. И поэтому были готовы менять привычки и осваивать работу с новым инструментом. Соответственно и задачи перед командой проекта ставили амбициозные.
• Гибкий подход к проекту. Руководство понимало, что функционала текущих систем для полноценного S&OP недостаточно, поэтому было готово искать пути развития.

В ИТ, наверное, ни один проект не обходится без сложностей. Вот и в случае с нашим клиентом мы столкнулись с ними. Но благодаря большому опыту работы с FMCG-компаниями, эффективно решали их по мере возникновения.

• У клиента не было безграничного бюджета, который бы он мог бесконечно тратить на проект. Зато были сжатые сроки. Поэтому мы приняли решение работать по принципу Agile, который позволяет экономить ресурсы. Мы работали короткими временными отрезками — спринтами, и регулярно замеряли результаты. Так, спринт за спринтом достигали намеченных целей.
• Руководству требовалась очень глубокая степень детализации, вплоть до линий производства, станков и минут. В зависимости от загрузки станка рассчитывается, сколько нужно грузчиков и автоматчиков, так как на разном оборудовании работают разные категории специалистов. От количества продукции, произведенной на станках, рассчитывается потребление часов, а от часов — FTE, мера включенности сотрудника в проект.

Сейчас в компании работают несколько решений на базе платформы Optimacros: прогнозирование продаж, планирование производства и финансовая модель. Забегая вперед, скажем, что уже после окончания проекта, в рамках поддержки, реализовали еще одно решение — бюджетирование, но это уже совсем другая история.

Проект строился итеративно и был разделен на функциональные блоки. После каждой итерации пользователи получали готовый инструмент планирования по отдельному бизнес-процессу, тестировали его и начинали эксплуатировать.

Задачи формулировали и ставили методологи компании, а технические специалисты OptiTeam в числе двух человек выполняли их. Важно отметить, что на проектах Agile со стороны клиента необходима большая вовлеченность и серьезная методологическая поддержка, принятие быстрых квалифицированных решений. И в нашем случае клиент такую поддержку обеспечил.

Вся дальнейшая настройка и интеграция процессов строилась на обратной связи от пользователей. Итого на внедрение ушло 3 месяца, как изначально и планировали.

В макаронном бизнесе куча особенностей. Например важно учитывать распределение материалов по машинам. Поэтому сначала мы много рассчитывали: какое количество сырья нужно заказать и по какому количеству машин разгрузить, какое количество контейнеров, а затем и машин понадобится для того, чтобы укомплектовать тот или иной объем произведенных пачек макарон. Уже на основе расчетов дорабатывали блок управления производством. Так что теперь при составлении производственных графиков менеджер точно знает, с какого времени и какой объем продукции готов к переходу на фасовку. А еще он видит актуальные данные о доступности производственных линий и объемов сырья.

Важно: на всех скриншотах в статье указаны вымышленные числовые показатели, они не отражают действительные значения в модели клиента.

В частности, функционал по согласованию планов и расчету KPI, на которых базируется расчет премирования менеджеров.

Ближе к концу проекта мы поняли, что у нас остался бюджет (спасибо Agile) на реализацию еще одной «хотелки» клиента. Так, мы добавили блок расчета персонала, который нужно вывести в смену. В зависимости от того, сколько продукции планируется произвести, на работу требуется выводить столько-то грузчиков и нарезчиков. Если сегодня нарезаются спагетти, значит нужен оператор длиннореза. Если большое количество спагетти, то автомат будет работать день и ночь. Значит, нужно выводить сотрудников в две смены.

И настроили выгрузку из Optimacros в Excel таким образом, чтобы скачиваемый файл полностью сохранял свой первоначальный вид. Сотрудники остались довольны.

Теперь данные между системами «летают», а работа менеджеров в учетной системе оптимизировалось. Больше не нужно самостоятельно формировать и выгружать отчеты из 1C — платформа Optimacros ежедневно автоматически скачивает, обрабатывает и предлагает к использованию актуальные данные. Отделу управления запасами больше не приходится вручную вносить заказы поставщикам — они автоматически формируются в Optimacros и выгружаются в 1С одним кликом.

А еще у каждого специалиста «Экстра-М» появился свой персональный рабочий стол, где помимо основных рабочих форм, он может найти полезную информацию: исторические данные по продажам, текущий размер собственной премии и т. д.

Руководство вышло на новый уровень принятия управленческих решений: теперь под руками в оперативном доступе есть вся информация, которая помогает быстро принимать правильные решения. Будь это повышение плана продаж или какой-то другой неотложный операционный вопрос.

Процесс планирования продаж и операций стал прозрачнее на всех уровнях: руководитель в любой момент времени может посмотреть итоги планирования и предпосылки, которые легли в его основу, а также получить отчет по план-факт анализу.

Повысили маржу: в условиях работы на высококонкурентном рынке теперь наш клиент выполняет заказы с максимально возможной маржой.

Уменьшили нагрузку на сотрудников: стало меньше работы вручную, всю рутину берет на себя Optimacros.

Мы спросили у куратора проекта, благодаря каким факторам проект достиг успеха.

Если вы собираетесь автоматизировать процесс планирования продаж и операций, наши советы точно придутся по адресу (см. чек-лист ниже). Воспользуйтесь ими, когда будете выбирать систему и исполнителя.

Но для начала рекомендуем получить оценку вашей текущей ИТ-инфраструктуры и процессов. Для этого напишите на почту n.kozharin@optiteam.ru.

Платформа Optimacros соответствует всем пунктам чек-листа. Если вы остановили свой выбор на внедрении этой российской платформы, оставьте заявку по кнопке «Запросить демо» в блоке ниже, и специалисты OptiTeam Consulting свяжутся с вами в ближайшее время.

Источник: New Retail

08.08.2024 СТАТЬИ И АНАЛИТИКА