10 шагов к результативному управлению проектами

Управляющий партнер OptiTeam Consulting Евгений Яцевич делится принципами, которые помогут добиться успеха в управлении любыми проектами.

Управление проектами — это не только искусство планирования, но и умение эффективно взаимодействовать с командой и добиваться поставленных целей. Каждый проект начинается с правильного подхода и четкого плана действий. Делюсь принципами, которых мы придерживаемся в OptiTeam Consulting на проектах внедрения Optimacros. Они универсальные и помогут добиться успеха в управлении любыми проектами, независимо от их масштаба и сложности.

В отношениях с клиентами придерживайтесь принципа доверия и открытости. Главное — достичь взаимопонимания. Направляйте ресурсы на достижение общей цели, а не на формальности и выяснение отношений. Успешные проекты возможны только при условии общей заинтересованности, взаимного уважения и фокуса на результате, а не на процессе.

Привлекайте профильных экспертов с релевантным опытом при оценке проекта. Полнота информации на этом этапе позволяет максимально снизить возможные риски и адекватно спланировать сроки и бюджет.

Мы регулярно обновляем внутренние стандарты бизнес-анализа и практики проектного менеджмента, проводим круглые столы для обмена опытом и обучаем сотрудников на внутренних и внешних ресурсах, а также скрупулезно следим за соблюдением стандартов компании.

Проектная работа — это «забег на короткую дистанцию». Сроки получения конкретного результата почти всегда критичны для бизнеса, поэтому цените время клиентов и свое собственное. Например, если автоматизируемый процесс еще не устоялся, предложите клиенту бизнес-консалтинг. Перенос процессов на цифровую платформу требует их оптимизации. Только при этом условии бизнес получит существенный эффект от проекта, иначе — вы потеряете время.

Нацеленность на результат и соблюдение сроков требуют постоянного контроля. Один из действенных инструментов — это регулярные проектные встречи («статусы») и ежедневные «дейли».

«Статусные» встречи проводятся совместно с руководителем проекта от заказчика. Их частота зависит от процедуры проектного управления клиента, но обычно они еженедельные. На «статусах» фиксируйте результаты этапа или стрима, решайте открытые вопросы, приоритизируйте задачи.

«Дейли», как правило, проходят внутри проектных команд. На них фиксируйте итоги прошлого дня и обсуждайте планы на текущий, устанавливайте приоритеты, разрешайте вопросы внутренней коммуникации, при необходимости перераспределяйте команды.

Регулярность «статусов» и «дейли» сохраняет высокий уровень коммуникации во всех направлениях, помогает соблюдать принцип открытости и информированности, а также управлять ожиданиями. Рекомендую мотивировать клиентов полноценно вовлекаться в проект, чтобы «держать руку на пульсе».

Проектная работа — процесс, который требует координации большого количества людей и интересов. Недопонимания возможны как внутри команды, так и между заказчиком и исполнителем. Будьте открыты к обсуждению любой проблемы и старайтесь предупредить конфликтные ситуации уже на этапе подготовки к проекту. Для этого детально обсуждайте и фиксируйте рамки проекта, описывайте возможные риски и механизмы их митигации.

Вовлекайте ключевых пользователей и экспертов со стороны клиента при проектировании и формировании требований к решению, а также во время тестирования и приемки проекта.

Мы передаем клиентам разработанные блоки системы по мере их готовности, чтобы пользователи как можно раньше могли их протестировать, а не ждали окончания проекта. Так, у них есть возможность сформулировать замечания или пожелания, а также уточнить требования к следующим блокам.

Активно предлагайте клиенту создать на его стороне внутренний центр компетенций. С ним команда заказчика сможет самостоятельно сопровождать и развивать систему после завершения проекта внедрения.

Optimacros — это low-code-платформа, поэтому ее поддержка не требует глубоких технических знаний. Достаточно понимать, как устроены OLAP-модели и хорошо знать саму систему.

Качество результата внедрения напрямую зависит от качества проработки технического задания. Детализация требований должна быть достаточной, отражать суть проблемы и фиксировать решение таким образом, чтобы снимать максимум вопросов на этапе моделирования. Поэтому любой проект нужно начинать с серии интервью с ключевыми пользователями и описания user stories (пользовательских историй).

После проектирования мы согласовываем общую логику модели: ее функциональное наполнение, потоки данных, шлюзы интеграции, ролевую модель, описание расчетов и их последовательности, а также форматов отчетов, пользовательских форм и опций интерфейса. При необходимости проектируем и фиксируем to-be-процессы заказчика в удобной для него нотации.

Чтобы снизить риски неоправданных ожиданий, показывайте прототипы после каждой итерации. Мы передаем клиентам модель на тестирование небольшими блоками, как только закончена единая функциональная часть. Это позволяет «отлавливать» недочеты на ранних этапах и учитывать их при формировании требований к следующим.

План-график проекта — инструмент, который позволяет ориентироваться в последовательности задач и грамотно управлять ресурсами, помогает отслеживать сроки и результат. Создавайте этот документ совместно с клиентом. План-график — обязательный атрибут каждой «статусной» встречи. На оперативном уровне управления он детализируется бэклогами. Не забывайте, что план-график задает направление, но он не «отлит в бронзе», а может меняться в разрезе состава задач, их распределения во времени и даже сроков, но только по взаимному согласованию обеих сторон.

Результат проекта — система, решающая задачи бизнеса. Но документирование также играет важную роль. Именно качество, оптимальный состав и содержание сопроводительной документации снижают риски отказа от системы и гарантируют развитие внедряемого решения. Пишите подробные пользовательские инструкции, руководства к системе, давайте описания сложных процессов.

Для эффективного развития проекта после внедрения ИТ-решения рекомендую следующий набор артефактов:

• проектное решение;
• пользовательские инструкции для каждой выделенной роли;
• модель данных;
• политику технической поддержки.

В OptiTeam мы всегда ориентируемся на корпоративную культуру клиента и привычную ему практику проектного сопровождения. На одних проектах готовим электронную или бумажную документацию с подробным изложением всех вышеуказанных тем, в других — достаточно нескольких схем, презентации и небольших видеоинструкций, если клиенту удобнее использовать этот формат.

Помните, что успех проекта зависит не только от правильности выбора платформы, интегратора и команды консультантов, но во многом — от заинтересованности клиента, мотивированности его команды, приоритета проекта в повестке компании и веры в результат.

Источник: РБК Компании

01.04.2025  СТАТЬИ И АНАЛИТИКА