Блог OptiTeam

6 причин заменить MS Excel на CPM/EPM-систему

MS Excel уже давно стал частью рабочей рутины большинства людей. По данным корпорации Microsoft, Excel используют более 1 миллиарда человек в мире. Программа включает современные инструменты обработки, редактирования и визуализации данных с обширными возможностями вычислений и аналитики. При этом Microsoft постоянно вкладывается в ее развитие и расширяет спектр сервисов.
Для многих организаций Excel — основной инструмент планирования и анализа данных. Однако по мере роста и развития бизнеса все сталкиваются с «традиционными» ограничениями программы, устают от бардака и начинают задаваться вопросом: «А как сделать лучше?». Очевидно, что ответ лежит в заголовке нашей статьи и звучит как «Перейти на CPM/EPM-систему».
Термин «CPM/EPM-система» раскрывается как Corporate (Enterprise) Performance Management. Это система управления эффективностью предприятия. Иначе говоря, это система для корпоративного планирования, которая интегрируется с другими системами организации, забирает из них данные, строит на их основе всевозможную аналитику и показывает разные сценарии планирования. То есть пользователь может проиграть сценарии «Что если», сравнить результаты и выбрать оптимальный. Всё это дополняется возможностями визуализации и графическим отображением данных.
Теперь давайте копнем чуть глубже и рассмотрим тревожные звоночки, сигнализирующие о том, что вашей компании пора переходить на что-то более монументальное с привычного, но при этом тормозящего производительность MS Excel.
1.Множество источников информации и сложность их консолидации

Power Query, Power Pivot и Visual Basic for Applications, безусловно, облегчают консолидацию данных из разных источников в MS Excel, а также обрабатывают и обновляют большие массивы информации. От команды поддержки такие инструменты требуют высокой квалификации. А если в процесс предполагается вносить правки, это часто сопровождается высокими трудозатратами и скрупулезным тиражированием изменений. Есть, конечно, альтернатива — сотрудники подразделений могут вручную копировать данные из файла в файл. Но в этом подходе и трудоемкость, и вероятность ошибок человеческого фактора еще выше.

CPM-системы, в свою очередь, предназначены для бесшовного сбора информации из разных источников. Они интегрируются с базами данных, учетными системами, хранилищами, программами бизнес-аналитики и BI. А еще они поддерживают импорт и экспорт данных в различных форматах.
2.Отсутствие выстроенных процессов бюджетирования, планирования и отчетности

Точнее, процессы каким-то образом выстроены, но на их стыке постоянно происходят заминки. Нет согласованности, отчеты разрознены, в разных отделах используют разные форматы и детализация справочников, так что приходится вручную сводить всё воедино и проверять по несколько раз. Ситуация, когда кто-то из ключевых сотрудников заболел или ушел в отпуск, а при сведении отчетов остальные хватаются за голову, наверняка тоже знакома многим.

CPM-системы автоматизируют процессы планирования и отчетности, помогают гибко выстраивать модели любого уровня детализации. Преимущества очевидны: все данные и отчеты разных подразделений сведены в одну систему, нет переходных моментов и зависимости от уровня знаний специалистов. Контроль за процессами на каждой стадии также усиливается.
3.Планирование и отчетность отнимают слишком много времени

Следствие двух пунктов выше — большие временные трудозатраты. Расчеты, коммуникации по возникающим вопросам, проверки, перепроверки, согласования, ожидание вводной информации от коллег — на всё это уходят даже не часы, а дни.

В CPM/EPM-системах специалисты настраивают модели под ваш бизнес с учетом всех процессов организации, взаимодействия между подразделениями и связей между разными функциональными блоками. При обновлении данных модели пересчитываются автоматически в течение нескольких минут или секунд в зависимости от сложности и объема данных. Один из клиентов OptiTeam, например, оценивает экономию времени в размере 30–35%.
4.Отсутствие гибкости и ограничение масштабируемости

Планирование и отчетность в Excel опираются на ручной труд и квалификацию специалистов. Понятно, что любые изменения и добавление новых видов отчетов отнимают время (особенно при тиражировании на серию файлов), а иногда требуют поиска других технических решений. При открытии нового филиала или подразделения можно использовать уже имеющиеся шаблоны Excel-документов. Тем не менее, выстраивание цепочки взаимодействия между разными коллегами или подразделениями, вовлеченными в процесс планирования и отчетности, в любом случае трудоемкая задача.

Модели, настроенные в CPM-системах, легко масштабируются. Информация о новых SKU, уточнения, добавление строк — любая новая логика вносится автоматически во все связанные документы.
5.Ошибки вследствие человеческого фактора

При ручном и полуавтоматическом сборе информации ошибок не избежать: опечатки при переносе данных, некорректные формулы, учитывающие не все параметры, несоответствие формул в разных версиях файлов, различный формат данных в документах, потеря файлов и т.п. А иногда случается и подтасовка фактов.

Автоматизация процессов значительно уменьшает количество ошибок. Риски подтасовки сведений также минимизируются, поскольку системы собирают данные в чистом виде и вмешаться в их логику, не нарушив процессы, становится значительно сложнее.
6.Нет разграничения прав доступа к данным

Одно из ключевых преимуществ — это ролевой доступ к отчетам и моделям. Если в вашей организации возникает необходимость разграничить права доступа для соблюдения секретности информации, Microsoft Excel с этим уже не справится. CPM/EPM-системы поддерживают разные виды ролей, различающиеся объемом полномочий (например, аналитика, руководителя подразделений и администратора). Можно настроить любую роль исходя из потребностей вашей компании.
Выше мы рассмотрели причины, по которым стоит переходить с Excel на CPM/EPM-систему. Если для вас актуальны как минимум три пункта, и бизнес продолжает расти и развиваться, стоит задуматься об автоматизации процессов. В результате повысится надежность и стабильность работы, высвободится время сотрудников, которое они смогут направить на аналитические и более интеллектуальные задачи.
Единственным минусом, на первый взгляд, будет стоимость внедрения такого решения. Однако, если пересчитать это в терминах получаемых выгод, описанных выше, организация в любом случае окажется в плюсе, особенно в долгосрочной перспективе. Компании, переходящие на автоматизированные корпоративные решения, продолжают в дальнейшем их развивать, охватывая новые сферы своего бизнеса. И часто уже собственными силами (self-service modelling)
Подводя итоги, можно смело продолжать использовать Excel, если вы не работаете одновременно с разными источниками данных, нет необходимости разграничивать ролевой доступ, и количество строк в одной таблице не превышает 1 048 576. В остальных случаях рекомендуем посмотреть в сторону автоматизации, тем более что за последние два года в условиях импортозамещения уровень российских CPM-систем значительно вырос.
Статьи и аналитика