Блог OptiTeam

Как понять, что вашей компании пора внедрять CPM-систему

В статье рассказали, когда компаниям пора использовать современные корпоративные IT-инструменты (например, CPM-платформы) и как грамотно внедрить новое программное обеспечение.
Иллюстрация: вера Ревина/Клерк.ру

Три признака того, что старый подход пора менять

1. Excel больше не справляется

Первый и самый очевидный сигнал — перегрузка Excel. Если в компании уже много электронных таблиц (например, более 5 различных форм для заполнения, консолидации и анализа по каждому ЦФО), работа с ними занимает большое количество времени. Сотрудникам приходится вручную сопоставлять версии и обновлять данные.
В итоге возникает путаница — невозможно отследить, кто заполнял формы, кто их согласовывал и на каком этапе находится процесс бюджетирования (нет так называемого workflow со сроками и этапами).
Большие документы Excel на тысячи и более строк долго открываются и медленно работают, что может раздражать пользователей. А если в компании нет корпоративного мессенджера или удобной системы хранения файлов, пересылка таблиц через личные сообщения может повлиять на безопасность данных и привести к утечке конфиденциальной информации.

Все это указывает на то, что бизнесу не хватает прозрачности и контроля. CPM-система позволяет централизовать процесс: пользователи начинают работать в едином интерфейсе, с ролевым доступом, встроенными маршрутами согласования и автоматическим сохранением истории изменений. Это делает процессы не только удобнее, но и прозрачнее.

2. Бизнес зависит от конкретных людей, а не от процессов

Если бизнес-процессы компании не автоматизированы в единой системе, контроль над ними теряется при увольнении сотрудника, который владеет методологией. Понадобится очень много времени на восстановление логики расчетов и последовательности действий.
CPM-система снимает эту проблему: она хранит не только данные, но и формулы с детализацией, обеспечивает контроль доступа, позволяет делегировать задачи и отследить их своевременное выполнение. Это не просто софт, а инструмент сохранения корпоративной памяти.

3. Высокие риски из-за человеческого фактора

Во время ручного ввода и консолидации данных часто случаются ошибки, которые несут существенные затраты для бизнеса. Например, если указать не тот порядок объема продукции, компания произведет намного больше товара без возможности своевременной продажи.

Система CPM не только проверяет входные данные на заполненность и корректность, но и может по сформулированным правилам подсвечивать значительные отклонения во внесенных значениях. Это уменьшает риск ошибок из-за человеческого фактора и защищает от незапланированных расходов.

Когда компании стоит задуматься о внедрении CPM-системы

Переход на CPM — это шаг, который должен основываться на зрелости процессов. Если в компании есть запрос и ресурсы на то, чтобы описать свои бизнес-процессы, назначить владельцев, определить источники данных и разработать логику расчетов — значит, она готова к переходу на новую систему.
Подготовиться к внедрению можно несколькими способами. Первый вариант — оформить свои процессы в рамках Excel. Второй — прийти с запросом в консалтинговую компанию с опытом реализации IT-проектов и разработки методологии, которая поможет на этапе бизнес-анализа.
Важно не просто внедрить систему, а настроить ее под специфику бизнеса с возможностью внесения изменений (актуально в условиях быстро меняющегося рынка). Для этого подходят гибкие low-code-платформы, в которых можно собирать модели под задачи конкретного заказчика.

Операционные процессы требуют интеграции

Есть такая знакомая каждому фраза «утонуть в операционке». Яркий пример: вместо того, чтобы заниматься анализом данных, необходимым для принятия решений, аналитики тратят часы на сведение и сверку Excel-файлов.

Разные ЦФО и подразделения могут планировать в своей логике и детализации. Сопоставлять такие файлы и формировать единый отчет по всей группе компаний или холдингу бывает сложно, но процесс можно автоматизировать в CPM-системе и собирать отчетность в реальном времени или по нажатию кнопки.

Автоматизация — это не только про финансы

Многие компании начинают с автоматизации бюджета, но в итоге понимают, что CPM может закрыть гораздо больше задач. Например:

  • бюджетирование и финансовое планирование;
  • планирование продаж, спроса и промоакций;
  • управление производством, загрузка линий и графикование;
  • HR-планирование и расчёт смен;
  • управление логистикой, складом, цепочками поставок.
CPM-система консолидирует бизнес-процессы в единую модель. Это позволяет сотрудникам обмениваться актуальными данными, оперативно реагировать на изменения макропараметров, планировать альтернативные сценарии и согласовывать решения между подразделениями.
Мы — сторонники интегрированного бизнес-планирования. Это не только о финансах. Это о том, чтобы вся компания планировала слаженно, в одном цифровом контуре. Один из клиентов «Оптитим Консалтинг» поделился, что в ходе каждого бюджетного цикла удается сэкономить до 200 часов работы аналитиков. Это время уходит не на подготовку отчетов и сверки, а на реальный анализ и принятие управленческих решений.

Нет автоматизации — нет порядка в процессах

В крупной компании любой бизнес-процесс планирования будет страдать из-за отсутствия четкой структуры, методологии, ответственных и связи с другими процессами. Формирование методологии и автоматизация выявляют слабые стороны и «белые пятна», которые приводят к ошибкам или задержке сроков.

Новые возможности, которые дает бизнесу система CPM

Внедрение платформы — это не просто «переезд» из Excel, а полное изменение подхода к работе с данными. Вместо множества файлов и ручной настройки формул пользователи получают доступ к единой системе, где все процессы — от загрузки информации до формирования отчетности — происходят автоматически.

Среди ключевых возможностей этого класса систем:

  • работа с нормативно-справочной информацией (НСИ), включая проверку и менеджмент справочников;
  • автоматическая консолидация данных, в том числе расчет ВГО;
  • гибкие отчеты, которые автоматически обновляются при изменении данных или аналитик.

Почему руководители откладывают внедрение

Рассматривая инициативы по внедрению CPM-системы, руководство может опасаться определенных рисков. Поэтому перед тем как принять решение о переходе на новую платформу, необходимо определить цели проекта, детально изучить рынок предлагаемых решений и выбрать надежного интегратора.

Кроме функциональных требований, которые непосредственно ведут к решению задачи бизнеса, важно, чтобы платформа:

  • обеспечивала необходимый уровень безопасности данных;
  • поддерживала многопользовательскую работу с разграничением ролей;
  • автоматически проводила аудит;
  • интегрировалась с корпоративными каталогами (например, с Active Directory).
Информацию о наличии у продукта этих и других характеристик можно запрашивать у вендора в формате опросных карт.
Еще один фактор, влияющий на принятие решения — доверие к команде. У руководителя должно быть четкое понимание, кто будет вести проект, достаточно ли у команды компетенций, как она справится с техническими сложностями. Здесь важно выбирать партнеров, у которых есть и отраслевая экспертиза, и реальный опыт внедрения платформы, и конкретные кейсы за плечами. Пригодятся также отзывы текущих клиентов и резюме команды.

Как внедрять: подход MVP и поэтапное развитие

Мы советуем начинать крупные проекты с MVP (minimum value product), в рамках которых автоматизируем часть задачи клиента, которая демонстрирует, может ли система реализовать его пожелания.

MVP-подход зависит от конкретного проекта и специфики задачи. Это может быть либо автоматизация ограниченной части запроса клиента в качестве теста (например, построение одного управленческого отчета — БДР) или реализация задачи на небольшом объеме данных для оценки интерфейса и удобства использования платформы. Выбор подхода зависит от потребности клиента и обсуждается в начале работ.

Подводные камни: ошибки внедрения и пути их преодоления

Чтобы компания получила максимум пользы от внедрения системы планирования, важно обратить внимание на уже существующий опыт на рынке и не совершить распространенные ошибки.

Ошибка № 1: отсутствие бизнес-владельца процесса

Если со стороны заказчика нет ответственного за постановку задач, методологию, согласование и тестирование, внедрение может превратиться в бесконечный процесс с увеличением сроков и сменой задач. Необходимо четко определить сотрудника, который сможет принимать решения сам или обсудит с коллегами процесс, после чего донесет информацию до команды разработки.

Ошибка № 2: отсутствие верхнеуровневого видения

Если на этапе бизнес-анализа изучать части задач как отдельные блоки, которые между собой не связаны, итоговое решение может не учитывать запросы смежных отделов. Это приведет к тому, что данные не будут совпадать по гранулярности (используемым аналитикам) или детализации времени (недельное или месячное планирование). В таких случаях сотрудникам придется возвращаться в Excel для расчета аллокаций или преобразования данных в нужные формы.
Чтобы предусмотреть такие связи, бизнес-анализ должен охватывать предприятие как общий процесс и учитывать специфику планирования отделов.

Ошибка № 3: выбор системы неподходящего класса

При выборе платформы важно опираться на задачу, которую вы хотите решить. Есть транзакционные системы, которые хороши для учета (ERP). Для фиксации взаимодействий с клиентами подходят CRM-решения, для визуализации данных и принятия решений — BI. А для бюджетирования, планирования финансов, продаж, производства, маркетинговых активностей и HR лучше выбирать платформы CPM/EPM-класса, на базе которых можно внедрить полноценное IBP (Integrated Business Planning).

Такие системы позволяют работать со сценариями, what-if-анализом, менять параметры и видеть результат принимаемых решений в реальном времени.

Заключение

Если вы замечаете, что у вас в компании десятки версий Excel, сотрудники тратят больше времени на сбор данных, чем на их анализ, бизнес зависит от отдельных экспертов, а не от автоматизированных процессов, — значит, пора переходить к более зрелому уровню управления.
CPM-система поможет не только повысить прозрачность и снизить операционные риски, но и создать фундамент для стратегических решений — быстрых, обоснованных и гибких. Не выбирайте IT-решение вслепую, знакомьтесь с командой и исследуйте отзывы клиентов.
Когда класс системы соответствует задаче, у проекта определен бизнес-владелец, а методология продумана до старта — внедрение не просто реализуется в срок, но и приносит ощутимую пользу для бизнеса.

Узнайте, как улучшить показатели вашего бизнеса

Оставьте заявку, и мы проведем для вас демо и подробно расскажем, как платформа Optimacros поможет оптимизировать ваши бизнес-процессы
Запросить демо
Источник: Клерк.ру
30.07.2025  СТАТЬИ И АНАЛИТИКА
Смотрите также