MS#nbsp;Excel уже давно стал частью рабочей рутины большинства людей. По#nbsp;данным корпорации Microsoft, Excel используют более 1 миллиарда человек в#nbsp;мире. Программа включает современные инструменты обработки, редактирования и#nbsp;визуализации данных с#nbsp;обширными возможностями вычислений и#nbsp;аналитики. При этом Microsoft постоянно вкладывается в#nbsp;ее#nbsp;развитие и#nbsp;расширяет спектр сервисов.
Для многих организаций Excel#nbsp;— основной инструмент планирования и#nbsp;анализа данных. Однако по#nbsp;мере роста и#nbsp;развития бизнеса все сталкиваются с#nbsp;«традиционными» ограничениями программы, устают от#nbsp;бардака и#nbsp;начинают задаваться вопросом: «А#nbsp;как сделать лучше?». Очевидно, что ответ лежит в#nbsp;заголовке нашей статьи и#nbsp;звучит как «Перейти на#nbsp;CPM/EPM-систему».
Термин «CPM/EPM-система» раскрывается как Corporate (Enterprise) Performance Management. Это система управления эффективностью предприятия. Иначе говоря, это система для корпоративного планирования, которая интегрируется с#nbsp;другими системами организации, забирает из#nbsp;них данные, строит на#nbsp;их#nbsp;основе всевозможную аналитику и#nbsp;показывает разные сценарии планирования. То#nbsp;есть пользователь может проиграть сценарии «Что если», сравнить результаты и#nbsp;выбрать оптимальный. Всё это дополняется возможностями визуализации и#nbsp;графическим отображением данных.
Теперь давайте копнем чуть глубже и#nbsp;рассмотрим тревожные звоночки, сигнализирующие о#nbsp;том, что вашей компании пора переходить на#nbsp;что-то более монументальное с#nbsp;привычного, но#nbsp;при этом тормозящего производительность#nbsp;MS Excel.
1.Множество источников информации и#nbsp;сложность их#nbsp;консолидации
Power Query, Power Pivot и#nbsp;Visual Basic for Applications, безусловно, облегчают консолидацию данных из#nbsp;разных источников в#nbsp;MS Excel, а#nbsp;также обрабатывают и#nbsp;обновляют большие массивы информации. От#nbsp;команды поддержки такие инструменты требуют высокой квалификации. А#nbsp;если в#nbsp;процесс предполагается вносить правки, это часто сопровождается высокими трудозатратами и#nbsp;скрупулезным тиражированием изменений. Есть, конечно, альтернатива#nbsp;— сотрудники подразделений могут вручную копировать данные из#nbsp;файла в#nbsp;файл. Но#nbsp;в#nbsp;этом подходе и#nbsp;трудоемкость, и#nbsp;вероятность ошибок человеческого фактора еще выше.
CPM-системы, в#nbsp;свою очередь, предназначены для бесшовного сбора информации из#nbsp;разных источников. Они интегрируются с#nbsp;базами данных, учетными системами, хранилищами, программами бизнес-аналитики и#nbsp;BI. А#nbsp;еще они поддерживают импорт и#nbsp;экспорт данных в#nbsp;различных форматах.
2.Отсутствие выстроенных процессов бюджетирования, планирования и#nbsp;отчетности
Точнее, процессы каким-то образом выстроены, но#nbsp;на#nbsp;их стыке постоянно происходят заминки. Нет согласованности, отчеты разрознены, в#nbsp;разных отделах используют разные форматы и#nbsp;детализация справочников, так что приходится вручную сводить всё воедино и#nbsp;проверять по#nbsp;несколько раз. Ситуация, когда кто-то из#nbsp;ключевых сотрудников заболел или ушел в#nbsp;отпуск, а#nbsp;при сведении отчетов остальные хватаются за#nbsp;голову, наверняка тоже знакома многим.
CPM-системы автоматизируют процессы планирования и#nbsp;отчетности, помогают гибко выстраивать модели любого уровня детализации. Преимущества очевидны: все данные и#nbsp;отчеты разных подразделений сведены в#nbsp;одну систему, нет переходных моментов и#nbsp;зависимости от#nbsp;уровня знаний специалистов. Контроль за#nbsp;процессами на#nbsp;каждой стадии также усиливается.
3.Планирование и#nbsp;отчетность отнимают слишком много времени
Следствие двух пунктов выше#nbsp;— большие временные трудозатраты. Расчеты, коммуникации по#nbsp;возникающим вопросам, проверки, перепроверки, согласования, ожидание вводной информации от#nbsp;коллег#nbsp;— на#nbsp;всё это уходят даже не#nbsp;часы, а#nbsp;дни.
В#nbsp;CPM/EPM-системах специалисты настраивают модели под ваш бизнес с#nbsp;учетом всех процессов организации, взаимодействия между подразделениями и#nbsp;связей между разными функциональными блоками. При обновлении данных модели пересчитываются автоматически в#nbsp;течение нескольких минут или секунд в#nbsp;зависимости от#nbsp;сложности и#nbsp;объема данных. Один из#nbsp;клиентов OptiTeam, например,оценивает экономию времени в#nbsp;размере 30−35%.
Планирование и#nbsp;отчетность в#nbsp;Excel опираются на#nbsp;ручной труд и#nbsp;квалификацию специалистов. Понятно, что любые изменения и#nbsp;добавление новых видов отчетов отнимают время (особенно при тиражировании на#nbsp;серию файлов), а#nbsp;иногда требуют поиска других технических решений. При открытии нового филиала или подразделения можно использовать уже имеющиеся шаблоны Excel-документов. Тем не#nbsp;менее, выстраивание цепочки взаимодействия между разными коллегами или подразделениями, вовлеченными в#nbsp;процесс планирования и#nbsp;отчетности, в#nbsp;любом случае трудоемкая задача.
Модели, настроенные в#nbsp;CPM-системах, легко масштабируются. Информация о#nbsp;новых SKU, уточнения, добавление строк#nbsp;— любая новая логика вносится автоматически во#nbsp;все связанные документы.
5.Ошибки вследствие человеческого фактора
При ручном и#nbsp;полуавтоматическом сборе информации ошибок не#nbsp;избежать: опечатки при переносе данных, некорректные формулы, учитывающие не#nbsp;все параметры, несоответствие формул в#nbsp;разных версиях файлов, различный формат данных в#nbsp;документах, потеря файлов и#nbsp;т.#nbsp;п. А#nbsp;иногда случается и#nbsp;подтасовка фактов.
Автоматизация процессов значительно уменьшает количество ошибок. Риски подтасовки сведений также минимизируются, поскольку системы собирают данные в#nbsp;чистом виде и#nbsp;вмешаться в#nbsp;их#nbsp;логику, не#nbsp;нарушив процессы, становится значительно сложнее.
6.Нет разграничения прав доступа к#nbsp;данным
Одно из#nbsp;ключевых преимуществ#nbsp;— это ролевой доступ к#nbsp;отчетам и#nbsp;моделям. Если в#nbsp;вашей организации возникает необходимость разграничить права доступа для соблюдения секретности информации, Microsoft Excel с#nbsp;этим уже не#nbsp;справится. CPM/EPM-системы поддерживают разные виды ролей, различающиеся объемом полномочий (например, аналитика, руководителя подразделений и#nbsp;администратора). Можно настроить любую роль исходя из#nbsp;потребностей вашей компании.
Выше мы#nbsp;рассмотрели причины, по#nbsp;которым стоит переходить с#nbsp;Excel на#nbsp;CPM/EPM-систему. Если для вас актуальны как минимум три пункта, и#nbsp;бизнес продолжает расти и#nbsp;развиваться, стоит задуматься об#nbsp;автоматизации процессов. В#nbsp;результате повысится надежность и#nbsp;стабильность работы, высвободится время сотрудников, которое они смогут направить на#nbsp;аналитические и#nbsp;более интеллектуальные задачи.
Единственным минусом, на#nbsp;первый взгляд, будет стоимость внедрения такого решения. Однако, если пересчитать это в#nbsp;терминах получаемых выгод, описанных выше, организация в#nbsp;любом случае окажется в#nbsp;плюсе, особенно в#nbsp;долгосрочной перспективе. Компании, переходящие на#nbsp;автоматизированные корпоративные решения, продолжают в#nbsp;дальнейшем их#nbsp;развивать, охватывая новые сферы своего бизнеса. И#nbsp;часто уже собственными силами (self-service modelling)
Подводя итоги, можно смело продолжать использовать Excel, если вы#nbsp;не#nbsp;работаете одновременно с#nbsp;разными источниками данных, нет необходимости разграничивать ролевой доступ, и#nbsp;количество строк в#nbsp;одной таблице не#nbsp;превышает 1 048 576. В#nbsp;остальных случаях рекомендуем посмотреть в#nbsp;сторону автоматизации, тем более что за#nbsp;последние два года в#nbsp;условиях импортозамещения уровень российских CPM-систем значительно вырос.