Автоматизация процессов планирования, прогнозирования, бюджетирования, или Три кита, на которых держится крепкий бизнес

Планирование, прогнозирование, бюджетирование — процессы, влияющие на стабильность и успешность предприятия. Нередко эти понятия путают. Действительно, они связаны друг с другом, но всё-таки отвечают за разное. В статье постарались понятно объяснить, что представляет собой каждый из этих процессов и в каких бизнес-ситуациях применим. А также уделили внимание вопросам автоматизации планирования, прогнозирования и бюджетирования в организации.

Распределение денег предприятия — текущих и ожидаемых — с целью развития и получения прибыли называется финансовым планированием. Его проводят, опираясь на документ, именуемый финансовым планом. В нем указаны источники доходов и расходов организации, а также расписание платежей и поступлений по периодам.

Допустим, компания инвестировала деньги и ожидает прихода дивидендов на свой счет. Или заключила договор с клиентом и ожидает перевода в определенные даты. Информация об объеме и сроках всех финансовых поступлений заносится в финплан. Понимая, какими суммами компания будет располагать в тот или иной период, она может с высокой точностью планировать платежи.

В каких случаях еще прибегают к планированию:

• когда необходимо найти скрытые ресурсы и увеличить за их счет прибыль (например, перераспределить производственные мощности или повысить качество выпускаемой продукции);
• если требуется определить топ направлений деятельности, которые приносят наибольший доход;
• повысить контроль за работой отделов, чтобы своевременно отслеживать результаты;
• обнаружить финансовые риски и способы их устранения.

Выделяют несколько видов: стратегическое, текущее и оперативное. Расскажем немного о каждом.

Стратегическое планирование в организации делается на долгий срок, например на пять лет. Его задача — определить траекторию развития организации на длительный период и наметить шаги для достижения этой цели. В рамках стратпланирования становится ясно, потребуется ли компании дополнительное финансирование, какие ресурсы для этого можно привлечь и какие результаты это принесет.

Если говорить о текущем планировании, то оно делается на срок до конца года. Фундаментом здесь служит утвержденная финансовая стратегия предприятия. Долгосрочные цели декомпозируются на подцели. Для достижения каждой готовят годовой план, в котором расписывают всю прибыль и расходы. Помогает в текущем планировании организация бюджетирования (подробнее об этом расскажем ниже).

И, наконец, оперативное планирование. Как понятно из названия, оно делается на короткий отрезок времени. Например, на неделю, месяц, квартал. В его основе лежит план с подробной программой действий для отдельного подразделения или команды сотрудников. Оперативное планирование помогает решить такие задачи, как снабжение производства необходимыми ресурсами, распределение равномерной нагрузки на персонал и оборудование и т. п.

Если планирование оперирует точными данными, то в основе прогнозирования лежит оценка будущих финансовых средств, которыми в перспективе может обладать бизнес. Так, располагая аналитической информацией о состоянии рынка, можно делать прогнозы касательно роста цен на оказываемые услуги или производимый товар. А если обратиться к ретроспективным данным, которые компания накапливала в течение нескольких лет, удастся построить прогноз будущих расходов, доходов и других важных финансовых показателей.

В каких случаях компании обращаются к прогнозированию? Когда необходимо спланировать продажи, закупки, производство, принять решение о запуске нового продукта или услуги, о покупке объекта, инвестировании. Например, к прогнозированию продаж бизнес прибегает, когда хочет просчитать будущие доходы от реализации товаров или услуг. А прогнозирование денежных потоков помогает оценить ликвидность, предсказать возможный излишек или дефицит финансовых средств.

Методов прогнозирования финансовой деятельности в бизнесе масса — начиная от экспертных оценок, когда точкой зрения делится один или группа специалистов, заканчивая экономико-математическим моделированием, при котором прогноз делается на основе уравнений и других сложных вычислений.

При прогнозировании учитываются внутренние и внешние риск-факторы. К внутренним относятся: уровень себестоимости продукции, квалификация сотрудников, качество рекламы и т. д. Внешние факторы риска — всё, что касается политической и экономической обстановки в стране и регионе, стихийных бедствий, изменений законодательства, поведения конкурентов и т. д.

Бюджетирование — один из основных инструментов управления предприятием. В его основе — планирование деятельности предприятия на конкретный отрезок времени. Всё зависит от срочности целей.

Бюджет могут составлять на год с разделением по кварталам и месяцам, но иногда берут и продолжительные периоды на 3−5 или даже 10 лет. Вообще организация бюджетирования — процесс не обязательный. Каждое предприятие само решает, заниматься им или нет. Но когда есть бюджеты, это существенно облегчает управление бизнесом.

1. Повышать эффективность работы компании. Управлять финансами с помощью бюджетов — это грамотное решение.
2. Планировать расходы и доходы организации, а также контролировать их и оценивать.
3. Обнаруживать и минимизировать издержки. Издержки есть всегда, их нужно только найти и грамотно сократить.
4. Координировать деятельность различных ЦФО компании.
5. Оптимизировать процессы бизнеса с помощью оцифрованных данных.

Операционный бюджет составляется на так называемый операционный период и прогнозирует в его рамках будущие доходы и расходы. Например, какое количество продукции будет произведено. Сюда можно отнести бюджет продаж, производства, запасов ФОТ и другие.

Инвестиционный бюджет учитывает планируемые инвестиции в развитие бизнеса. Это может быть вложение в запуск новой продукции, в приобретение оборудования, создание филиала и т. п.

Финансовый бюджет аккумулирует информацию из всех бюджетов и показывает конечные финансовые показатели всего предприятия.

***

В статье мы рассмотрели, чем отличаются друга от друга планирование, прогнозирование, бюджетирование, и как эти процессы можно автоматизировать с помощью современного программного обеспечения.

Если перед вашей компанией стоит задача автоматизации перечисленных процессов, рекомендуем ознакомиться с возможностями EPM/CPM-платформы Optimacros. Запросите демо, и мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня.

21.06.2024  СТАТЬИ И АНАЛИТИКА