Флагман цифровизации на фармрынке России: как «Акрихин» внедряет платформу Optimacros

Фармацевтика — исторически консервативная отрасль, в которой относительно неспешно развивается цифровая трансформация. Однако, как и в любой сфере, здесь есть флагманы, активно внедряющие digital-технологии в фармацевтическое производство и бизнес-процессы. В статье пойдет речь об одной из ведущих российских фармацевтических компаний — «Акрихин», которая с 2019 года использует CPM/IBP-систему Optimacros и создает на ее базе единую экосистему планирования.

«АКРИХИН» — ведущая российская фармацевтическая компания, производящая эффективные, доступные по цене и высококачественные лекарственные препараты с 1936 года. Компания входит в топ-5 российских фармацевтических производителей по объему продаж на розничном рынке и обладает портфелем из более 200 препаратов. Около 40% продуктов «АКРИХИН» входит в перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов. Лекарства компании относятся к основным терапевтическим направлениям — дерматология, кардиология, педиатрия, офтальмология, неврология, гинекология, эндокринология и др. — и выпускаются в полном соответствии с международными стандартами GMP.

Условно проблемы можно разделить на внутренние и внешние. Внутренние касаются непосредственно фармацевтического производства и технологических процессов, финансового планирования, взаимодействия между подразделениями, работы программного обеспечения и оборудования. К внешним можно отнести сложности в работе с поставщиками, партнерами и госструктурами, импортозамещение.

Характерные проблемы компаний фармотрасли — множество ИТ-решений и использование устаревшего или неподходящего ПО, которое не справляется с высокими нагрузками и не соответствует требованиям масштабируемости. Яркий пример — MS Excel, который остается основным инструментом планирования и анализа данных, в то время как сама компания уже «выросла» из него. Именно с такой проблемой столкнулись в «Акрихин».

Ведение учета в электронных таблицах не устраивало клиента по ряду причин:

• низкая производительность Excel, который перестал справляться с обработкой растущего объема данных;
• из-за обилия Excel-файлов сотрудники коммерческого и финансового отделов путались в версиях документов, происходила рассинхронизация между подразделениями компании;
• не было единого места для хранения информации и единообразия в ведении справочников: файлы хранились в разных местах (десктоп, общий диск, почта) — из-за этого данные часто терялись;
• таблицы обрабатывались вручную, и возникали ошибки по причине человеческого фактора;
• сроки сбора отчетов смещались, было невозможно быстро собрать информацию из разных версий;
• отсутствовала прозрачность по расходованию бюджета;
• права доступа к данным разграничивались вручную.

Кроме этого, руководителям среднего звена приходилось долго собирать информацию в единый источник. У вышестоящего руководства не было возможности смотреть отчеты в режиме реального времени, требовалось разобраться в разных версиях отчетов, прежде чем понять, какая из них актуальная.

Все эти факторы стали катализатором для запуска цифровой трансформации процессов. Чтобы с минимальными потерями уйти от Excel и плавно перейти на новую, более мощную технологическую платформу, проектная команда «Акрихин» определила круг функциональных задач, наметила дорожную карту поэтапного перехода, проанализировала рынок на наличие программных продуктов для планирования.

На российском ИТ-рынке представлено немало альтернатив традиционным электронным таблицам, удовлетворяющих запросам фармацевтической компании. Оценив все плюсы и минусы таких решений, руководство «Акрихин» выбрало CPM/IBP-платформу Optimacros. Это российский программный продукт, который сочетает в себе функциональность систем разных классов — BPM/EPM, IBP, BI. На базе Optimacros можно развернуть экосистему решений (моделей) и закрывать задачи финансового планирования, мониторинга, анализа, поддержки принятия решений. А при необходимости всегда можно «нарастить» дополнительный функционал за счет внедрения новых моделей.

Кроме привлекательных условий по соотношению цена/качество, клиент выбрал Optimacros исходя из ряда преимуществ:

• удобный интерфейс;
• широкие возможности использования готовых таблиц для дальнейшей визуализации с помощью BI-инструментов;
• гибкость в интеграции, что было актуально для «Акрихин», так как компания использует большое количество локальных ИТ-решений для разнообразных задач;
• просмотр отчетности в онлайн-режиме, просмотр истории изменений данных и сравнение их с текущими показателями;
• многопользовательский режим и разграничение прав доступа;
• возможность разворачивать модели на собственной серверной архитектуре;
• библиотека готовых скриптов для решения типовых задач;
• доступная и оперативная техническая поддержка.

Перед запуском проекта по переходу на новую систему проектная команда выделила цели:

1. Наладить процесс сбора и обмена информацией между отделами, формализовать процедуры и выстроить правильную коммуникацию.
2. Обеспечить прозрачность потоков данных, поддержку логирования, историю изменений.
3. Уйти от ошибок «съехавшей формулы» и путаницы в версиях.
4. Систематизировать используемые в планировании справочники, перевести все подразделения компании в единый смысловой и терминологический контекст.
5. Повысить скорость сбора и обработки информации, чтобы она не теряла актуальности к моменту принятия решений.
6. Обеспечить новые возможности анализа — например поддержку версионности и моделирования «что, если».

Выбрать систему для планирования — полдела. Не менее важно определиться с исполнителем, который будет заниматься проектированием, разработкой, внедрением и сопровождением нового продукта. В «Акрихин» к нему предъявляли высокие требования — от владения отраслевой экспертизой до опыта построения сложных архитектурных решений. В итоге выбор был сделан в пользу компании «Оптимакрос», которая обладала наибольшей практикой внедрения.

Проект по цифровой трансформации процессов стартовал в «Акрихин» в 2019 году.

Решено было начать с выстраивания процессов и налаживания коммуникаций между отделами и службами. В первую очередь внедрили модель коммерческого планирования промоактивностей. Собирать требования к решению начали еще в октябре 2019 года, а параллельно с этим, в ноябре 2019-го, стартовали работы по внедрению модели планирования и управления дебиторской задолженностью. Следующий проект — по автоматизации процесса бюджетирования — запустили в начале 2020 года. Далее в «Акрихин» последовательно автоматизировали такие функциональные области, как планирование закупок сырья, планирование и управление проектами исследований и разработок, производственное планирование, построение стратегического финансового плана.

По состоянию на 2025 год в фармкомпании работают 14 моделей на базе Optimacros, в их числе:

Наибольший эффект производитель и дистрибьютор лекарственных средств получил от моделей, которые качественно повлияли на процессы и результаты коммерческой, финансовой, производственной деятельности. Благодаря их работе появилась прозрачность в коммуникациях, уменьшилось число рутинных операций, повысилась управляемость процессами, сократились издержки и, как следствие, увеличилась рентабельность бизнеса.

Например, модель Commerce позволяет сотрудникам коммерческого подразделения строить детализированные прогнозы продаж с учетом влияния промоакций. Также она автоматически генерирует готовые предложения для аптек, учитывая их запросы, анализируя прошлые продажи и заданные параметры продвижения.

Модель Finance помогает «Акрихин» собирать бюджет и прогноз в горизонте года и строить плановую и план-фактную отчетность: P&L (прибыли и убытки), BS (баланс), CF (движение денежных средств), в форматах standalone и consolidated. Также благодаря функционалу Drill down пользователь может углубиться до цифры факта на пересечении месяца, ЦФО, статьи затрат, центра затрат и получить всю детализацию по сумме — из каких цифр она сложилась, кто завел в систему, по какому бренду/клиенту и т. д. Модель R&D помогает сопровождать проекты по разработке новых препаратов в горизонте пяти лет и хранит в едином контуре исторические данные за большой период времени. Модель поддерживает версионность, позволяя оперативно рассчитывать, сравнивать и определять параметры будущего продукта (оптимальные варианты дозировок, вид упаковки и другие).

Процессы S&OP автоматизированы на базе нескольких моделей. В их числе — модель учета закупки сырья и материалов, которая предоставляет сводную аналитическую отчетность по SKU, производителям, поставщикам и странам, выгружает ее в Excel и MS SQL.

Модель производственного планирования и себестоимости консолидирует в себе себестоимость СиМ и готовой продукции, а также показывает ежемесячный план-факт производства.

До 2019 года, когда стартовал проект по внедрению первых моделей Optimacros, в «Акрихин» уже был выстроен ИТ-ландшафт и использовался комплекс автоматизированных систем и инструментов. Было необходимо:

• аккуратно встроить CPM/IBP-платформу в текущую архитектуру, не останавливая при этом бизнес-процессы;
• определить список систем, с которыми важно настроить интеграцию;
• решить вопрос быстродействия при обработке больших объемов данных;
• учесть запросы разных подразделений компании и реализовать коннекторы к тем системам, с которыми коллеги привыкли работать;
• предоставить бизнесу рабочий процесс, чтобы быстро получать результат.

Благодаря гибкой архитектуре Optimacros поддерживает интеграции с различными типами внешних систем (1С, SAP, Oracle, Power Query и другим ПО для бизнес-аналитики) и базами данных (PostgreSQL, MySQL, ClickHouse, MS SQL). Кроме того, платформа умеет как забирать информацию из разных источников, так и отдавать данные из моделей в разных сценариях. За счет этого проектная команда смогла точечно автоматизировать части бизнес-процессов именно там, где нужно, соединяя те части, которые уже «живут» где-то еще в компании, в единое целое.

Сегодня на базе Optimacros в «Акрихин» автоматизирован обмен данными между разными моделями и функционирует единая экосистема планирования.

Сегодня поддержку моделей выполняет технологический партнер OptiTeam. Также «Акрихин» привлекает его ресурсы для автоматизации новых масштабных специализированных задач, в том числе разработки новых решений на базе Optimacros.

Одно из знаковых преимуществ, которое, как отмечает клиент, дала платформа Optimacros — это поддержка версионности всех моделей в сочетании с высокой скоростью расчетов. С реализацией этой функции появилась возможность проводить регулярные встречи специалистов разных отделов по выработке и апробированию новых идей развития бизнеса, что значительно ускорило процессы рассмотрения и принятия решений и дало компании безусловное конкурентное преимущество.

Помимо этого, следует выделить и другие результаты сотрудничества «Акрихин» с вендором «Оптимакрос», а затем и с консалтингом OptiTeam:

• процессы стали формализованными и прозрачными, для каждой роли в системе преднастроены дашборды с визуализацией ключевых рабочих данных;
• налажена коммуникация подразделений и автоматизирована система согласований;
• появилась возможность анализировать план-факт с детализацией до транзакции последнего;
• реализованы поддержка версионности и быстрый пересчет моделей при изменении входящих параметров;
• типизирована отчетность: выгрузки можно планировать в удобном инструменте, по итогу получать стандартизированный пакет отчетности в привычном виде;
• появилось два типа ведения бюджета и факта, ключевые кампании теперь ведутся на детализированном;
• продумана архитектура решения, позволяющая развивать и достраивать функционал;
• минимизирован риск ошибок, оперативнее готовятся отчеты, у персонала высвободилось время для решения задач анализа и прогноза;
• постепенно формируется единая информационная среда и единая система понятий для всех подразделений.

На этом планы компании по цифровой трансформации не заканчиваются. OptiTeam помогает одному из ведущих фармацевтических производителей России переводить на Optimacros всё новые и новые процессы.

Основной фокус внимания сконцентрирован на создании системы интегрированного бизнес-планирования (IBP), так как у бизнеса есть потребность в том, чтобы вся автоматизация стала единой, был налажен сквозной процесс и работали общие инструменты.

Если ваша компания тоже работает в сфере фармацевтики, и вы стоите перед выбором единой системы автоматизации корпоративных процессов, эксперты OptiTeam бесплатно продемонстрируют возможности Optimacros и расскажут, как продукт сможет решить актуальные бизнес-задачи. Заказать демо системы можно на сайте.

Источник: zdrav.expert

30.07.2025  СТАТЬИ И АНАЛИТИКА